Weniger Ausgaben. Mehr Wirkung: Legal Spend Management

Volle Transparenz über jedes Mandat — strukturiert, durchsuchbar, gebaut mit bestehender Software

Wie viel geben wir eigentlich für externe Kanzleien aus — und bei wem? Eine einfache Frage, auf die viele Rechtsabteilungen keine verlässliche Antwort haben.

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Dieser blinde Fleck führt zu einer ganzen Reihe an Problemen:

  • Kein zentrales Register aller Kanzleibeziehungen – jedes Team beauftragt, verhandelt und budgetiert für sich, häufig parallel und ohne Überblick über die anderen Teams
  • Keine konsolidierte Kostenübersicht – budgetierte und tatsächliche Kosten werden, wenn überhaupt, nur lokal erfasst; ein Reporting auf Konzernebene erfordert manuelles Zusammenführen
  • Kein Wissenstransfer – bei einem neuen Fall bleibt oft unklar, ob eine geeignete Kanzlei schon anderswo im Unternehmen im Einsatz war und wie sie dabei performt hat

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Warum das relevant ist

‍Legal Spend, also das Verhältnis zwischen Inhouse-Kapazität und externer Beauftragung, zählt zu den wichtigsten Kennzahlen jeder Rechtsabteilung, und trotzdem wird sie oft nicht zuverlässig erfasst. General Counsels fehlt damit die Datenbasis, um:

  • den Bedarf für neue Stellen zu belegen oder Personalentscheidungen zu begründen
  • externe Kosten team- und gesellschaftsübergreifend zu vergleichen
  • Effizienzgewinne aus vergangenen Investitionen in interne Kapazitäten sichtbar zu machen
  • fundierte Entscheidungen bei der Auswahl externer Kanzleien zu treffen

Ein individuell entwickelter Mandats- und Kostentracker – zugeschnitten auf Ihre Abteilung

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Statt einer Standardplattform bauen wir eine Lösung, die sich an die Prozesse, Datenstrukturen und Tools Ihrer Abteilung anpasst – nicht umgekehrt. So entsteht ein strukturiertes, durchsuchbares Register aller externen Mandate: wartungsarm, leicht einzuführen und gebaut mit Software, die Sie bereits im Einsatz haben.
Je nach Bedarf umfasst eine solche Lösung typischerweise einige oder alle der folgenden Bausteine:

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Fall- und Mandatstracking

  • Ein zentrales Register für jedes Mandat – mit Kanzlei, verantwortlichem Partner, Rechtsgebiet, zuständigem Inhouse-Kontakt, Zeitraum und Budgetrahmen
  • Sichtbarkeit interner Kontakte, um für mögliche Folgebeauftragungen den richtigen Ansprechpartner zu finden


Budgetierung und Kostenmanagement

  • Geplante Budgets und finale Kosten werden bei Eröffnung und Abschluss jedes Mandats erfasst – für einen klaren Vorher-Nachher-Vergleich bei minimalem Verwaltungsaufwand
  • Optional: Echtzeit-Updates während des laufenden Mandats zu Budgetverbrauch, Scope-Änderungen oder absehbaren Kostenüberschreitungen
  • Konsolidiertes Spend-Reporting für die Leitung der Rechtsabteilung – nach Kanzlei, Rechtsgebiet, Team oder Zeitraum filterbar

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Auswertung und Reporting

  • Ein Dashboard mit Such- und Filterfunktionen nach Rechtsgebiet, Kanzlei, Partner, Zeitraum und internem Team
  • Optional: Konsolidierung auf Konzernebene – Ausgaben und Daten werden über alle Tochtergesellschaften hinweg zusammengeführt, wobei jede Gesellschaft ihre eigene operative Ansicht beibehält
Sernetz Schäfer

Auf einen Blick

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Zentrale Erfassung aller externen Mandate, teams- und gesellschaftsübergreifend
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Konsolidierte Übersicht zu Budgetplanung und tatsächlichen Rechtskosten
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Durchsuchbar nach Kanzlei, Partner, Rechtsgebiet, Team und Zeitraum
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Spend-Reporting für die Leitungsebene – nach Gesellschaft, Team oder Zeitraum
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Optional: Budgettracking in Echtzeit sowie laufende Status-Updates zum Mandat
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Optional: konzernweite Konsolidierung über Tochtergesellschaften hinweg
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Eine Legal-Spend-Management-Lösung, die auf Ihre Abteilung zugeschnitten ist

Weitergedacht: Bewertung von Kanzleileistungen

Für Abteilungen, die über reine Kostentransparenz hinausgehen wollen, lässt sich die Lösung um ein strukturiertes Modul zur Kanzleibewertung erweitern. Statt sich auf informelle Mundpropaganda zu verlassen, werden einzelne Erfahrungen mit externen Kanzleien so zu geteiltem, durchsuchbarem institutionellem Wissen.

Nach Abschluss eines Mandats bewertet der zuständige interne Ansprechpartner die Zusammenarbeit in festgelegten Kategorien, etwa:

  • Reaktionszeit – Wie erreichbar ist die Kanzlei?
  • Fachliche Expertise – Qualität und Tiefe der Beratung
  • Kostentransparenz – planbare Honorare und Budgettreue
  • Zusammenarbeit – Kommunikation und Arbeitsweise im Alltag

Über die Zeit entsteht so ein wachsender, für das gesamte Rechtsteam sichtbarer Erfahrungsschatz. Erwägt eine Kollegin oder ein Kollege, eine Kanzlei für ein ähnliches Mandat zu beauftragen, kann sie oder er frühere Mandate einsehen, die Bewertung der Kanzlei prüfen und den internen Kontakt identifizieren – für ein fundiertes Gespräch, noch bevor ein Mandat erteilt wird.

Vom Datenchaos zum strategischen Überblick

Die Grundidee unserer Lösung ist einfach: Sichtbar machen, was bisher unsichtbar war. Für General Counsel und Legal-Operations-Verantwortliche wirkt sich dieser Wandel – von fragmentierter, informeller Erfassung zu strukturierten, zentralen Daten – direkt darauf aus, wie die Abteilung gesteuert werden kann und wie sie innerhalb des Unternehmens wahrgenommen wird.

  • Datenbasierte Entscheidungen – mit verlässlichen Spend-Daten kann die Rechtsabteilung Personal-, Sourcing- und Budgetentscheidungen aus Basis belastbarer Fakten treffen
  • Strategische Positionierung – Legal-Spend-Daten stützen internes Reporting und Business Cases: Kosteneffizienz nachweisen, Personalbedarf begründen oder den Return on Investment interner Kapazitäten quantifizieren
  • Bessere Sourcing-Entscheidungen – wer weiß, welche Kanzleien bereits zu welchen Kosten und mit welchem Ergebnis beauftragt wurden, kann externe Beratung unternehmensweit gezielter auswählen
  • Weniger Koordinationsaufwand – ein gemeinsames Register erspart doppelte Arbeit, spontane E-Mail-Nachfragen und das Risiko unbemerkter Parallel-Beauftragungen derselben Kanzlei
  • Skalierbar über den ganzen Konzern – bei mehreren Gesellschaften wächst die Lösung mit, ohne dass für jede Einheit ein separates System nötig wird

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Technologie-Hinweis

Ihre Lösung entwickeln wir passgenau für die vorhandenen Tools und die Infrastruktur Ihres Unternehmens. In der Regel setzen wir sie auf der Microsoft Power Platform um – mit Power Apps, Power BI und Dataverse – und nutzen dabei Lizenzen, die in Ihrem Unternehmen meist schon vorhanden sind. Wird eine andere Plattform bevorzugt, lässt sich die Lösung ebenso gut auf BRYTER oder anderen bereits genutzten Systemen realisieren. So entfallen die Beschaffung neuer Software, langwierige Anbieter-Onboardings und InfoSec-Assessments – Umsetzungszeit und -kosten bleiben entsprechend gering.

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Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

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