Ein Board Resolution Manager könnte, als eher komplexer Fall, folgendermaßen ausgestaltet sein: Der Antragsteller erfasst die Grunddaten – Thema, Beschlussart (Umlauf- oder Präsenzbeschluss), zuständiger Geschäftsführer, Antragsteller und betroffene Gesellschaft – und daraus entsteht das formale Beschlussdokument aus einer rechtlich geprüften Vorlage. Der Beschluss selbst bleibt schlank: Er nennt den Gegenstand und den formalen Rahmen. Der Entscheidungstext und alle Unterlagen – PDFs, Präsentationen, Verträge – laufen als Anlagen mit. Genau das macht es möglich, mit einer einzigen geprüften Vorlage jedes Thema abzudecken.
Von dort folgt der Beschluss dem Weg, der für ihn hinterlegt ist. Die Pflichtstufen stehen fest, der Antragsteller ergänzt nur die betroffenen Fachbereiche. Jeder Entscheider sieht den Beschluss mit allen Anlagen und trifft eine von drei Entscheidungen: freigeben; unter Vorbehalt freigeben, wobei er den Vorbehalt als Freitext formuliert, der mit dem Beschluss weiterläuft; oder mit Begründung ablehnen. Eine Ablehnung erreicht den Antragsteller unmittelbar, und er entscheidet, wie es weitergeht – den Beschluss trotzdem weiterlaufen lassen und den Einwand der nächsten Stufe zur Bewertung überlassen, oder einen neuen Entwurf erstellen, der den Beschluss wieder öffnet und erneut allen Fachbereichen vorlegt. Jede Version, jede Entscheidung und jeder Vorbehalt bleiben erhalten.
Haben die Fachbereiche freigegeben, geht der Beschluss in die formale Prüfung – typischerweise beim Group Director Legal oder beim General Counsel – und, wenn so konfiguriert, vor der Unterschrift noch an die Geschäftsführung selbst. Beim Umlaufbeschluss löst die letzte Freigabe den Signaturlauf aus: Beschluss und Anlagen gehen an die E-Signatur, werden den erforderlichen Zeichnungsberechtigten vorgelegt, unterschrieben und zurückgeliefert. Beim Präsenzbeschluss liefert derselbe Prozess einen vollständig freigegebenen Beschluss in die nächste Sitzung, wo er gefasst und unterschrieben wird. In beiden Fällen wird er unter einheitlichem Namen und einheitlicher Nummer abgelegt und erscheint im Beschlussregister mit seiner eigenen Historie – Entwürfe, Entscheidungen, Vorbehalte, Unterschriften. Eine Übersicht zeigt alle offenen Beschlüsse, die Stufe, auf der sie stehen, und wer sie aufhält; Erinnerungen und Eskalation übernehmen die Entscheider, die nicht reagieren.
Nicht jeder Beschluss braucht die gesamte Geschäftsführung, und der Workflow berücksichtigt das. Die Zeichnungsregeln sind nach Beschlussart, Wertgrenze oder Thema hinterlegt – etwa der für den Bereich zuständige Geschäftsführer plus die Personalleitung bei Personalthemen unterhalb einer definierten Grenze – und der richtige Kreis der Zeichnungsberechtigten wird automatisch ermittelt. Niemand muss nachsehen, wer im konkreten Fall zeichnungsbefugt ist, und niemand unterschreibt, der es nicht hätte tun dürfen. Solche Regelungen sind meist gut geschrieben und schlecht angewendet, weil sie nie in einen Prozess überführt wurden – das ändert sich mit dem Board Resolution Manager.
Der oben beschriebene Ablauf ist beispielhaft und basiert auf unseren Kundenprojekten. Die Bausteine ähneln sich von Projekt zu Projekt, Anordnung und Ausgestaltung variieren. Manche Unternehmen benötigen nur den kurzen Dienstweg – berechtigte Antragsteller stellen den Antrag, die Geschäftsführer geben frei oder lehnen ab, fertig. Andere implementieren die vollständige Kette über mehrere Gesellschaften, mit unterschiedlichen Zeichnungsregeln je Gesellschaft. Welche Stufen verpflichtend sind, was der Antragsteller wählen darf, ob Entscheider parallel oder nacheinander gefragt werden, wie viel Zeit ein Entscheider hat, bevor eine Erinnerung herausgeht – all das ist Konfiguration, eingerichtet nach Ihrem Gesellschaftsvertrag, Ihrer Geschäftsordnung und Ihren Zeichnungsregeln. Wo diese Dokumente eine Frage offenlassen, klären wir diese vor dem Projekt.
