Vom Postfach zur Akte: Matter Management für Rechtsabteilungen

Jede Akte nachvollziehbar erfasst, die Leistung der Abteilung belegbar, das Chaos im Sammelpostfach beendet – umgesetzt mit bestehender Software.

In vielen Rechts- und Compliance-Abteilungen besteht Matter Management noch aus einem Sammelpostfach, einer Excel-Tabelle und viel Nachfragen. Anfragen kommen auf Zuruf, die Arbeit verteilt sich danach, wer gerade in CC steht, und niemand kann verlässlich sagen, woran das Team eigentlich gearbeitet hat, wie lange Vorgänge dauern und wo sie liegen bleiben.

Wie verbreitet das ist, zeigen die Zahlen: nur 36 % der Rechtsabteilungen arbeiten mit einer eigenen Matter-Management-Software¹ – und obwohl die Arbeitslast steigt, rechnen 80 % der General Counsel mit einem Stellenstopp². Zusätzliches Volumen bei gleicher Arbeitsqualität aufzufangen, wird damit immer schwieriger.

Die Folgen sind bekannt: verpasste Fristen, doppelte Arbeit, keine nachvollziehbare Historie – und keine Möglichkeit, den eigenen Beitrag im Unternehmen zu belegen. Geführt wird die Abteilung dann aus dem Bauch heraus statt auf Basis von Daten.

¹ LawVu / Law Society of England & Wales, 2024   ² Axiom Law 2024 GC Survey

Genau hier setzt NodeMasters an: mit einer Matter-Management-Lösung, die zu den Anforderungen der Abteilung passt – und zum Budget. Für die meisten Teams bedeutet das, mit dem anzufangen, was ohnehin schon vorhanden ist: Microsoft 365. So entfällt die Prüfung eines neuen Anbieters, zusätzliche Lizenzkosten werden vermieden, sodass der Fokus auf dem Wesentlichen liegt: Ihre Anforderungen und Prozesse optimieren und in der Lösung abbilden.

Für größere Rechtsabteilungen setzen wir Matter Management ebenso mit LawVu, HighQ oder BRYTER um. Das Ziel bleibt dasselbe: eine Rechtsabteilung, deren Arbeit strukturiert, sichtbar und berichtsfähig ist – ohne Umweg über die Beschaffung.

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Auf einen Blick

  • Überblick statt Nachfragen: Auslastung, Aktenstatus und Fristen auf einen Blick
  • Schluss mit formlosen E-Mail-Anfragen: strukturierte Erfassung, klare Zuständigkeit, schnellere Bearbeitung
  • Berichtsfähig gegenüber Geschäftsführung und Fachbereichen – auf Basis vollständiger Daten
  • Ohne neue Software: in den meisten Fällen umgesetzt in Microsoft 365, ohne jährliche Lizenzkosten
  • Wenige Wochen bis zum Start, auf der IT, die Sie schon haben
  • Erweiterbar um MatterSync: Direkt aus Outlook Akten anlegen und E-Mails ablegen
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Unsere Matter-Management-Lösung im Detail:

Ohne neue Software: Matter Management mit Microsoft 365

Kein Beschaffungsprozess, kein zusätzliches Lizenzmodell, keine monatelange Sicherheitsprüfung: Für Rechtsabteilungen mit bis zu rund zehn Personen ist eine strukturierte Aktenführung innerhalb von Microsoft 365 der schnellste und wirtschaftlichste Weg. NodeMasters setzt sie mit SharePoint, Power Automate und Teams um – von der eingehenden Anfrage bis zur abgeschlossenen Akte.

Typischer Umfang einer solchen Lösung:

  • Strukturierte Anfrageerfassung über ein Formular in Teams oder ein SharePoint-Portal, an die Stelle formloser E-Mails
  • Aktenliste als SharePoint-Liste, mit frei wählbaren Feldern wie Aktentyp, Verantwortliche, Status, Priorität, Fristen und Gegenseite
  • Dokumentenbibliothek je Akte, mit Versionierung und Zugriffsberechtigungen
  • Automatische Benachrichtigungen und Fristerinnerungen über Power Automate
  • Reporting-Dashboard in Power BI oder SharePoint: Aktenvolumen, offene Vorgänge, Bearbeitungsdauern, Auslastung des Teams

Weil die Lösung auf einer Infrastruktur aufsetzt, die das Unternehmen bereits beschafft und sicherheitstechnisch geprüft hat, dauert die Umsetzung Wochen statt Monate. Laufende Lizenzkosten pro Arbeitsplatz entstehen über das bestehende Microsoft-365-Abonnement hinaus nicht.

MatterSync: die Akte kommt ins Postfach

Alle Akten und Dokumente an einem zentralen Ort sind eine gute Grundlage für Matter Management. Der Alltag spielt sich allerdings zu einem großen Teil in Outlook ab: Anfragen, interne Abstimmung und Korrespondenz mit der Gegenseite laufen per E-Mail. Wer Nachrichten und Anhänge dann von Hand in die Akte speichert, baut sich zusätzliche Arbeit und eine weitere Fehlerquelle ein.

Genau dafür gibt es MatterSync, das schlanke und sichere Outlook-Add-in von NodeMasters. Eine E-Mail zu einer Akte ist geöffnet – und direkt in Outlook lässt sich:

  • eine neue Akte zu dieser E-Mail anlegen, mit KI-gestützt vorbefüllten Feldern
  • die Nachricht samt Anhängen automatisch im Aktenordner ablegen
  • ein ganzer E-Mail-Verlauf in einem Schritt ablegen
  • die wichtigsten Aktendaten in Outlook einsehen, mit Links zu allen Details und Dokumenten
  • optional: die E-Mail per KI der passenden bestehenden Akte zuordnen; die Daten verlassen dabei zu keinem Zeitpunkt Ihren Microsoft-Tenant

Umsetzung mit vorhandener Software

Unternehmen, die bereits in BRYTER oder HighQ investiert haben, können ihr Matter Management unmittelbar in diesen Plattformen aufbauen. Ein weiteres System wird damit nicht nötig.

BRYTER eignet sich besonders für die strukturierte Erfassung und Vorsortierung von Anfragen: Logikbasierte Fragebögen leiten eine Akte je nach Art, Dringlichkeit oder Jurisdiktion an die richtige Person weiter. Zusammen mit der Datenbankfunktion von BRYTER entsteht daraus ein vollständiges Aktenregister mit Statusverfolgung und automatisierter Nachverfolgung.

HighQ wird in vielen Rechtsabteilungen bereits für Zusammenarbeit und Workflows genutzt und unterstützt Matter Management über iSheets von Haus aus – mit konfigurierbaren Ansichten, Dashboards und verknüpften Dokumenten. NodeMasters bringt hier langjährige Projekterfahrung aus börsennotierten Großkonzernen mit und richtet die Konfiguration an den Abläufen Ihres Teams aus.

In beiden Fällen übernehmen wir die Umsetzung vollständig: Prozessdesign, Konfiguration, Test und Einführung im Team.

Bei komplexeren Anforderungen – typischerweise ab sechs Juristinnen und Juristen, hohen Ausgaben für externe Kanzleien oder dem Wunsch, Vertrags- und Kostenmanagement gleich mitabzudecken – ist eine spezialisierte Plattform meist die bessere Wahl.

LawVu gehört hier international zu den führenden Anbietern und vereint Matter Management, Vertragsmanagement, Legal Spend und E-Billing sowie KI-gestützte Workflows in einer Oberfläche; zu den Nutzern zählt unter anderem die Rechtsabteilung von KPMG. Auch die LawVu-Einführung begleitet NodeMasters von der Anforderungsaufnahme bis zum Go-live.

Integration in Ihre bestehenden Prozesse

Unabhängig von der Plattform richtet NodeMasters die Lösung an der Arbeitsweise Ihres Teams aus – nicht umgekehrt. Matter Management soll Reibung verringern und nicht neuen Verwaltungsaufwand schaffen.

Anbinden lässt sich die Lösung unter anderem an:

  • Microsoft Outlook und Teams für die Erfassung von Anfragen per E-Mail und für Benachrichtigungen
  • Dokumentenmanagementsysteme wie iManage, NetDocuments oder SharePoint
  • Finanz- und ERP-Systeme für die Erfassung von Kanzleikosten und die Rechnungsfreigabe
  • E-Signatur-Plattformen für die Vertragsunterzeichnung direkt aus der Akte
  • Reporting-Werkzeuge wie Power BI für Dashboards auf Leitungsebene

Genauso flexibel sind die Ausgabeformate: SharePoint-Liste, Excel-Export, PDF-Aktenbericht oder Live-Dashboard – die Daten stehen in der Form bereit, in der Ihre Ansprechpartner sie brauchen.

Preismodell

Was die Umsetzung kostet, hängt an drei Dingen: der Größe des Teams, der Komplexität der Aktenarten und dem Umfang der Anbindung an andere Systeme. Wir besprechen das vorab offen, bevor etwas beauftragt wird.

Als Anhaltspunkt:

  • Microsoft-365-Lösung (SharePoint, Power Automate, Reporting-Dashboard): einmalig ab 10.000 Euro; laufende Lizenzkosten entstehen über Ihr bestehendes Microsoft-365-Abonnement hinaus nicht
  • BRYTER oder HighQ: als Projekt kalkuliert, je nach Komplexität meist in ähnlicher Höhe
  • LawVu: Projektpauschale für Anforderungsaufnahme, Konfiguration, Datenmigration und Go-live-Begleitung – die LawVu-Lizenzen kommen hinzu

Support und Pflege lassen sich flexibel anschließen, sodass sich die Lösung weiterentwickelt, wenn sich die Anforderungen ändern.

Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

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