MatterSync: Aktenablage direkt aus Outlook

E-Mails ablegen, Akten anlegen – KI-gestützt und aus dem Outlook-Postfach. Keine neue Software, kein manuelles Speichern.

Einen Klick, der eine E-Mail in die Akte legt, gibt es in Outlook nicht. Wenn also Rechtsabteilungen ihre Akten, Korrespondenz und Dokumente in Microsoft 365 organisieren wollen, bleibt der Weg vom Postfach in die Akte Handarbeit: Outlook verlassen, SharePoint öffnen, den richtigen Ordner suchen, Nachricht und Anhänge einzeln speichern.

Viele Rechtsabteilungen schreckt dieser Umweg davon ab, Microsoft 365 zur Aktenablage zu nutzen. So muss entweder teure und oft überdimensionierte Spezialsoftware angeschafft werden, oder eine strukturierte Aktenführung entfällt ganz. Wo doch mit Microsoft 365 gearbeitet wird, summiert sich die Klickarbeit über Tage und Wochen zu einer echten Mehrbelastung, E-Mails landen in der falschen Akte oder bleiben ganz im Postfach liegen.

MatterSync schließt genau diese Lücke. Das schlanke, sichere Outlook-Add-in von NodeMasters bringt die Aktenablage ins Postfach: Ein Klick genügt, um eine neue Akte anzulegen oder die geöffnete E-Mail einer bestehenden Akte zuzuordnen – Nachricht und Anhänge landen automatisch im richtigen SharePoint-Ordner. Auch ein ganzer E-Mail-Verlauf lässt sich in einem Schritt ablegen.

Wer möchte, lässt sich von der KI unterstützen: Sie schlägt die wahrscheinlich passende Akte vor und füllt bei einer Neuanlage Titel, Kategorie und anfragende Person aus dem Inhalt der E-Mail vor. Der Mensch kontrolliert und korrigiert dann in wenigen Sekunden. Diese Funktion ist optional, je Nutzerkonto schaltbar und läuft im eigenen Azure-Deployment oder über Microsoft 365 Copilot – E-Mail-Inhalte verlassen den Microsoft-Tenant nicht.

Weil MatterSync auf Microsoft 365 und der bereits vorhandenen SharePoint-Aktenliste aufsetzt, entfällt der übliche Vorlauf: keine Softwarebeschaffung, keine Datenmigration, keine langwierige Sicherheitsprüfung. Die meisten Teams sind innerhalb weniger Tage startklar.

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Auf einen Blick

  • Kein Anwendungswechsel mehr: E-Mail samt Anhängen per Klick in die Akte
  • Ganze E-Mail-Verläufe in einem Schritt ablegen statt Nachricht für Nachricht
  • KI schlägt die passende Akte vor und legt neue Akten vorbefüllt an – optional zuschaltbar; die Daten verlassen Ihren Microsoft-Tenant nicht
  • Alle wichtigen Aktendaten sichtbar, ohne Outlook zu verlassen
  • Keine neue Software, keine Lizenzgebühren pro Arbeitsplatz – Basis ist Microsoft 365
  • Vorhandene SharePoint-Aktenliste und Ordnerstruktur können unverändert weitergenutzt werden
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MatterSync im Detail:

So funktioniert es

MatterSync erscheint als kleine Benutzeroberfläche neben der geöffneten E-Mail. Dort stehen die vorgeschlagenen Akten, ein Suchfeld und die Option, eine neue Akte anzulegen. Ein Klick legt die Nachricht – mit oder ohne Anhänge – im SharePoint-Ordner der Akte ab, korrekt benannt und neben allen übrigen Dokumenten dieser Akte. Bei längeren Konversationen genügt eine Aktion für den gesamten Verlauf; Antworten und Weiterleitungen müssen nicht einzeln abgelegt werden. Aktendaten und ein direkter Link zum SharePoint-Ordner bleiben durchgehend sichtbar.

KI-gestützte Aktenzuordnung

Ist die KI aktiviert, schlägt MatterSync die wahrscheinlich passende bestehende Akte für die geöffnete E-Mail vor und befüllt bei einer Neuanlage Titel, Kategorie und anfragende Person vor. Das vergleichsweise aufwändige Ausfüllen eines leeren Formulars wird so ersetzt durch eine kurze Endkontrolle.

Die KI-Funktionen sind vollständig optional, je Nutzerkonto zu- und abschaltbar; die Ablage funktioniert auch bei deaktivierter KI-Funktion. Wo sie genutzt werden, laufen sie im eigenen Azure-OpenAI- oder Azure-AI-Foundry-Deployment der Organisation – einschließlich der Claude-Modelle von Anthropic – oder über Microsoft 365 Copilot, sofern die entsprechenden Lizenzen vorliegen. E-Mail-Inhalte gehen somit niemals an Dritte außerhalb Ihres Microsoft-Tenants.

Abgelegt wird nichts ohne Bestätigung: Der KI-Vorschlag ist ein Vorschlag, keine Automatik. Passt er nicht, führt die Suche in wenigen Sekunden zur richtigen Akte – die Entscheidung bleibt in jedem Fall beim Menschen.

Sicherheit, Berechtigungen, Rollout

Sicherheitstechnisch entsteht durch MatterSync keine neue Angriffsfläche: keine zusätzlichen Zugangsdaten, kein eigener Server, kein weiterer Datenspeicher. Die Anmeldung läuft über Microsoft Entra ID (vormals Azure AD), der Zugriff über die bestehenden SharePoint-Berechtigungen – wer eine Akte dort nicht sehen darf, sieht sie auch in MatterSync nicht. Das Add-in läuft vollständig im Browser und spricht direkt mit Microsoft Graph. Seine Konfiguration liegt als einzelne Datei im eigenen SharePoint und ist jederzeit anpassbar, ohne neues Rollout.

Ein Teil des großen Ganzen

Wer bereits eine Aktenliste in SharePoint pflegt, kann MatterSync sofort eigenständig einsetzen. Wer noch keine hat, bekommt sie mit der Matter-Management-Lösung von NodeMasters für Rechtsabteilungen – MatterSync ist dann der Outlook-Teil davon. In beiden Fällen gilt: Das Add-in dockt an die vorhandenen Systeme an, statt ein neues hinzuzufügen.

Preismodell

MatterSync wird als einmalige Einführungspauschale abgerechnet. Laufende Lizenzkosten pro Nutzer entstehen nicht – über das bestehende Microsoft-365-Abonnement hinaus fallen keine weiteren Kosten an. Existiert bereits eine SharePoint-Aktenliste, sind Konfiguration und Rollout in wenigen Tagen erledigt.

Für die optionalen KI-Funktionen kann ein Azure-OpenAI- oder Azure-AI-Foundry-Deployment im eigenen Tenant erforderlich sein. Dessen nutzungsabhängige Kosten fallen unabhängig von der Einführungspauschale an; zu den zu erwartenden Volumina beraten wir vorab gern.

Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

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