Nie wieder dieselbe Frage: Policy Agent für Microsoft 365

Standardfragen sofort beantwortet, jede Antwort mit Belegstelle; alles andere geht strukturiert ans Team – umgesetzt in Microsoft 365.

Richtlinien hat jedes Unternehmen, gelesen werden sie selten. Wer unsicher ist, macht in der Praxis eines von zwei Dingen: in der Rechtsabteilung nachfragen – oder raten. Das Erste bindet ein kleines Team mit immer denselben Themen: NDAs, Geschenke und Einladungen, Reiserichtlinie, Zeichnungsberechtigung. Das Zweite ist genau das Risiko, das die Richtlinie verhindern sollte. Was fehlt, ist keine weitere Dokumentation – sondern eine Stelle, an die man sich wenden kann.

Genau die schafft der Policy Agent. Ihre Rechts- oder Compliance-Abteilung legt die geltenden Richtlinien in einer Bibliothek in Microsoft ab; von dort kann jede Person im Unternehmen eine Frage in normaler Sprache stellen und erhält eine Antwort, die ausschließlich aus diesen Dokumenten stammt – mit Link auf die Fundstelle. Wo die Richtlinien die Frage nicht abdecken, sagt der Agent das, anstatt die Lücke zu füllen. Die Antwort lässt sich in Sekunden am Original prüfen.

Für die Rechtsabteilung reduziert sich nicht nur die Flut redundanter Anfragen: Was wirklich juristisch entschieden werden muss, kommt gebündelt an einer Stelle in Microsoft an, mit allen relevanten Angaben der anfragenden Person, und direkt zugewiesen; mit Frist, nachverfolgbar und zählbar. Die Lösung ist dabei robust gegenüber Tabellen, Anlagen, Scans und weiteren typischen Formatierungsfallen in Richtliniendokumenten. Alles in Ihrem Microsoft 365, zugeschnitten auf Ihren Prozess.

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Auf einen Blick

  • Weniger Rückfragen: Standardfälle werden sofort beantwortet, rund um die Uhr
  • Jede Antwort überprüfbar: die Richtlinie wird zitiert und verlinkt, es werden keine Richtlinientexte erfunden
  • Nichts geht verloren: Was der Agent nicht klären kann, wird zur strukturierten Anfrage mit Zuständigkeit und Status
  • Endlich Zahlen: welche Themen gefragt werden, wie oft und aus welchem Bereich
  • Ihre Richtlinien, wie sie sind: lange PDFs, Tabellen, Anlagen und Scans
  • In Wochen einsatzfähig: auf Microsoft 365 und Azure, die Sie schon betreiben – ohne neue Software
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Gerne zeigen wir Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie der Policy Agent auf Ihren eigenen Richtlinien arbeitet. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

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Unser Policy Agent im Detail:

Umsetzung in Microsoft 365 – ist das nicht einfach Copilot?

Die Lösung setzt auf Microsoft 365 und Azure auf – auf der Plattform also, die Sie ohnehin betreiben: Kein neues Softwareprodukt, kein Beschaffungsprozess, keine Cloud-Risikobewertung. Genau das macht die kurze Umsetzungszeit überhaupt möglich. Ihre Richtlinien bleiben in Ihrer SharePoint-Bibliothek und Ihrem Azure-Abonnement, sie werden nicht zum Training von Modellen verwendet, und die Verarbeitung läuft in der Region, die Sie festlegen. Der Zugriff folgt Ihrer bestehenden Rechteverwaltung – es gelten dieselben Regeln wie im Rest Ihrer Microsoft-Umgebung. Und wo Ihr Datenschutzbeauftragter die Verarbeitungsbedingungen von Microsoft für die beteiligten KI-Dienste prüfen muss, bereiten wir diese Prüfung zu Projektbeginn mit Ihnen vor.

Ist das nicht einfach Copilot? Zum Teil ja – und das mit Absicht. Wir bauen auf den Komponenten von Microsoft auf, statt ein eigenes System von Grund auf zu entwickeln. Das ist der Grund, warum die Lösung schnell steht, im Betrieb günstig ist und für die IT-Governance in der Regel kein Problem darstellt. Sie kaufen keine Blackbox von einem kleinen Anbieter, sondern lassen Ihre eigene Microsoft-Umgebung eine bestimmte Aufgabe übernehmen.

Der schneller eingerichtete Copilot Standard-Assistent überzeugt zwar in der Demo, enttäuscht aber im Alltag, weil echte Richtliniensammlungen voller Sonderfälle sind:

  • Tabellen laufen über mehrere Seiten und verlieren ihre Kopfzeile – ein Schwellenwert wird in der falschen Spalte gelesen
  • Die eigentliche Regelung steht in einer Anlage, nicht im Haupttext
  • Matrizen zur Zeichnungsberechtigung bestehen aus fast nichts als Tabellen
  • Eingescannte Anhänge haben keine Textebene
  • Drei fast identische Fassungen desselben Dokuments liegen nebeneinander, nur eine gilt

Jeder dieser Fälle erzeugt eine Antwort, die völlig richtig aussieht, aber trotzdem falsch sein kann. Genau damit befasst sich unsere Arbeit: wie Dokumente zerlegt werden, wie Tabellen ihren Kontext behalten, wie Scans gelesen werden, wie sich Fassungen unterscheiden lassen, wie jede Antwort an ihre Fundstelle zurückgebunden wird.

Belegbare Antworten, nur aus freigegebenen Dokumenten

Der Agent antwortet ausschließlich aus den Richtlinien, die Sie ihm zur Verfügung stellen. Er greift nicht auf das offene Internet zu und weicht nicht auf Allgemeinwissen aus: Wo Ihre Dokumente eine Frage nicht abdecken, sagt er das, anstatt etwas zu formulieren, das lediglich plausibel klingt. Jede Antwort nennt die Richtlinie, auf die sie sich stützt, und verlinkt die betreffende Stelle – so lässt sie sich in Sekunden prüfen, wozu der Agent auch ausdrücklich auffordert.

Das ist auch unsere Antwort auf den berechtigten Einwand, eine KI solle keine Compliance-Entscheidungen treffen. Das tut sie in unserem System auch nicht: Sie liest, findet Fundstellen und fasst diese zusammen, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Wir glauben: Das ist ein Fortschritt gegenüber dem Status quo – einem Nutzer, der die Richtlinie im Regelfall gar nicht öffnet.

Berechtigungen

Nicht jede Richtlinie gilt für jeden. Reiseregelungen unterscheiden sich je Land, Genehmigungsgrenzen je Ebene, und manche Vorgabe ist für die Führungsebene oder eine einzelne Gesellschaft gedacht, nicht für die gesamte Belegschaft. Der Policy Agent berücksichtigt das: Jedes Dokument in der Bibliothek trägt Merkmale – Land, Gesellschaft, Funktion, Ebene – und jede Frage wird nur aus den Dokumenten beantwortet, die für die fragende Person gelten. Wer in der österreichischen Gesellschaft arbeitet, erhält die österreichische Reiserichtlinie; eine Teamleiterin bekommt die Genehmigungsgrenzen ihrer Rolle. Dokumente außerhalb des eigenen Bereichs werden nicht bloß aus der Antwort ausgeblendet – sie werden gar nicht durchsucht.

Ein zweites Berechtigungsmodell müssen Sie dafür nicht pflegen. Die Merkmale kommen aus dem Verzeichnis, das Sie schon betreiben: Ein Wechsel von Rolle oder Standort wirkt im Agenten, ohne dass jemand eine separate Liste führt. Die Links auf die Fundstellen verhalten sich genauso – sie öffnen SharePoint mit den Rechten des Lesers, ein Link kann also nie ein Dokument offenlegen, das die Person nicht sehen darf. In der Praxis beginnen die meisten Unternehmen mit den Richtlinien, die für alle gelten, und ergänzen die eingeschränkten Sets, sobald die ersten laufen – der sicherere Weg, weil die erste Prüfung dadurch kurz bleibt.

Was mit den Fragen passiert, die der Agent nicht beantworten kann

Manche Fragen brauchen einen Juristen – und sollten dann schnell bei einem landen. Wenn eine Antwort die Sache nicht klärt, sagt die fragende Person das im selben Fenster und ergänzt auf Rückfrage den fehlenden Kontext. Ein automatisierter Ablauf legt daraus einen Eintrag in einer SharePoint-Liste an: mit der ursprünglichen Frage, dem ergänzten Kontext und den Richtlinien, die bereits herangezogen wurden. Ab da greift Ihr Prozess – zugewiesen nach Thema oder Team, priorisiert, mit Frist versehen, bis zur Antwort nachverfolgt. Nichts liegt unbemerkt in einem persönlichen Postfach, und jede Anfrage ist zählbar. Nach einem Quartal wissen Sie, welche Themen die meiste Arbeit erzeugen und wo eine klarere Richtlinie, eine Vorlage oder eine kurze Schulung die Frage von selbst erledigt.

Projektverlauf

Wir beginnen mit dem Prozess, den Sie haben: Wie erreichen Richtlinienfragen heute Ihre Abteilung, wer beantwortet sie, und was passiert mit denen, die mehr als eine kurze Rückmeldung brauchen? Wo der Prozess selbst verbesserungswürdig ist, sagen wir das, anstatt ihn unverändert zu automatisieren – die Entscheidung bleibt aber Ihre und ist keine Bedingung.

Danach vereinbaren wir einen Benchmark: eine Sammlung echter Fragen samt den Richtlinienstellen mit den korrekten Antworten. So belegen wir die Qualität des Policy Agents ganz spezifisch anhand Ihrer Dokumente; der Benchmark läuft nach jeder Änderung erneut. Die Umsetzung selbst geht relativ schnell, weil die Plattform bereits steht, die meiste Zeit fließt in Tests gegen den Benchmark und ins Nachjustieren. Zum Start begleiten wir eng, denn die ersten Wochen entscheiden, ob die Lösung genutzt wird. Danach übergeben wir die Lösung an Ihr Team oder übernehmen auf Wunsch den langfristigen Support.

Preismodell

Was die Umsetzung kostet, hängt an der Größe und dem Zustand Ihrer Richtliniensammlung und daran, wie weit die Anfrageerfassung in Ihre bestehenden Werkzeuge eingebunden wird. Wir besprechen das vorab offen und nennen eine belastbare Zahl, sobald wir einen ersten Blick in Ihre Richtliniensammlung geworfen haben. Als Anhaltspunkt:

  • Die Umsetzung ist ein einmaliges Projekt und keine Produktlizenz: Sie zahlen für den Aufbau, nicht pro Mitarbeiter und nicht pro Jahr
  • Laufend entsteht nur Ihr eigener Azure-Verbrauch für Suche und KI-Dienste. Bei einer Richtliniensammlung üblicher Größe beginnt das bei wenigen Euro im Monat und wächst mit der tatsächlichen Nutzung – ein Betrag, den die gesparte Zeit um ein Vielfaches aufwiegt
  • Je nach bestehendem Vertrag können einzelne Funktionen ein Upgrade Ihrer Microsoft-Lizenzen erfordern (etwa Power Automate Premium oder Copilot-Studio-Kapazität); was das kostet, hängt an Ihrem aktuellen Modell und klären wir vor Projektbeginn
  • Spätere Änderungen an der Richtliniensammlung oder der Anfrageerfassung rechnen wir nach Aufwand ab – oder wir schulen Ihr Team, damit es sie selbst vornehmen kann
Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

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