Zum Teil ja, und zwar mit Absicht. Die Erfassung läuft über ein Formular in Power Apps oder Microsoft Forms, Weiterleitung und Benachrichtigung über Power Automate, dokumentiert wird in Ihrem eigenen SharePoint, und die Freigaben erreichen die Entscheider in Teams und Outlook – also dort, wo sie ohnehin arbeiten. Ein neues Softwareprodukt ist damit nicht nötig, und mit ihm entfallen die Beschaffung und die Sicherheitsprüfung für einen weiteren Cloud-Dienst: Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant, der Zugriff folgt Ihrem bestehenden Identitätsmanagement. Genau das macht die kurze Umsetzungszeit überhaupt möglich. Setzen Sie bereits BRYTER ein, bauen wir dieselbe Lösung auch dort – Regeln und Formular sind plattformunabhängig, und Microsoft 365 ist unser Standard nur deshalb, weil die meisten unserer Kunden es ohnehin einsetzen.
Der Unterschied zum einfachen Flow liegt in der Kombination der Tools: Denn wer eine Standard-Freigabeaktion auf ein Formular richtet, bekommt eine Benachrichtigung, keinen Prozess. Bei uns richten sich die Regeln nach Ihnen und sind so aufgebaut, dass Sie sie anschließend selbst konfigurieren können: Schwellenwerte und Kategorien bestimmen, welche Freigaben ein Antrag auslöst, ob mehrere Entscheider parallel oder nacheinander gefragt werden und was bei einer Ablehnung oder einer Rückfrage passiert. Die Entscheider hängen dabei an Rollen und nicht an Personen – Ihre Freigabematrix, gespeist aus dem Verzeichnis, das Sie ohnehin pflegen. Ein Fachbereich kann so die Besetzung einer Rolle ändern oder eine Vertretung ergänzen, ohne dass jemand den Workflow anfasst. Ist eine Rolle mehrfach besetzt, geht der Antrag entweder an alle oder an eine zufällig ausgewählte Person aus diesem Kreis – letzteres, wenn es auf ein zweites Paar Augen ankommt und nicht eine bestimmte Person gefordert ist. Die Entscheider sehen dabei die internen Begründungen der anderen, der Antragsteller erhält die Entscheidung mit einer auf ihn zugeschnittenen Begründung.
Dokumentiert wird alles automatisch im Hintergrund: jeder Antrag, jede Stufe, jede Entscheidung samt Begründung – in einer Liste statt in sieben Postfächern. Das macht den Prozess außerdem messbar: Welche Freigaben dauern am längsten, welche Schwellenwerte erzeugen die meiste Arbeit, und wo würde ein höheres Limit den Antrag ganz erübrigen?
