Folgend ein Beispielablauf basierend auf typischen Projekten. Die Bausteine sind dabei in allen Unternehmen ähnlich, sie werden aber auf die jeweiligen Anforderungen angepasst:
Am Anfang stehen zwei Listen, die die Versicherungsabteilung zentral führt: die Standorte mit Adresse, Land, Gesellschaft und verantwortlicher Person – im Vertrag sind das Ihre Versicherungsorte – und die Parameter des Jahres, also Meldejahr, Frist und Erinnerungsstufen. Mit dem Auslösen des Meldezyklus entsteht je Standort ein Eintrag, vorbelegt mit den Vorjahreswerten zur Orientierung und nur für die jeweils Verantwortlichen sichtbar. Jeder Verantwortliche erhält eine E-Mail mit allen seinen Standorten, dem Direktlink und der Frist. Wer kurz vor der Frist noch nicht ausgefüllt hat, wird automatisch daran erinnert; eine Eskalation an das Management ist möglich, bleibt aber eine menschliche Entscheidung.
Die Erfassung selbst beginnt nicht mit einer Zahl, sondern mit der Frage nach Eigentum und Versicherungspflicht: im Eigentum, vertraglich zur Versicherung verpflichtet, teilweise oder gar nicht. Davon hängt ab, was überhaupt zu melden ist – und Mieterausbauten werden gesondert erfasst, weil sie das Risiko des Mieters sind. Danach führt die Maske durch die Kategorien: Gebäude mit Wert, Fläche, Belegschaft, den Veränderungen seit dem Vorjahr – Neubau, Abgang, Sanierung, eine neue PV-Anlage – und dem Lageplan; kaufmännische Einrichtung; technische Einrichtung mit Kennzeichnung der Einzelmaschinen über einem vereinbarten Schwellenwert und der Maschinenliste als Anlage; Vorräte im Durchschnitt und in der Spitze. An jedem Wertfeld steht die Definition des Neuwerts, die dafür gilt, dazu der Hinweis auf das, was erfahrungsgemäß vergessen wird: umgenutzte oder leerstehende Gebäude, untervermietete Flächen, Ausbauten, gemietete Technik, die das Unternehmen versichern muss. Besteht für einen Standort keine Versicherungspflicht, entfallen die Folgefragen.
Zwei Dinge nimmt die Anwendung dem Meldenden ab, die im Tabellenumlauf regelmäßig schiefgehen: Die Meldewährung ergibt sich aus dem Land des Standorts und damit aus der lokalen Police, sie muss nicht gewählt und nicht umgerechnet werden. Und die mit Ihrem Versicherer vereinbarten Anpassungsfaktoren für Gebäude und Inhalte stehen je Land neben dem Wertfeld – so sieht der Meldende, welcher Index ohnehin angewendet wird, und entscheidet bewusst, ob seine Zahl ihn schon enthält, statt ihn versehentlich doppelt oder gar nicht einzurechnen.
Kaum ein Standortverantwortlicher hat alle Zahlen selbst. Er lädt deshalb Kolleginnen und Kollegen als Mitwirkende für eine einzelne Kategorie ein – das Controlling für die Vorräte, die Technik für die Maschinen, das Facility Management für die Gebäude –, optional mit einer Notiz, was er von ihnen braucht. Sie landen über einen Direktlink genau auf dieser Seite und sehen sonst nichts. Melden und abgeben kann weiterhin nur der Standortverantwortliche: Die Arbeit verteilt sich, die Verantwortung bleibt an einer Stelle.
Vor der Abgabe bestätigt er, welche Funktionen er einbezogen hat – Werkleitung, Immobilien, Facility Management, Einkauf, Produktion, Anlagenbuchhaltung – und ob die Finanzleitung des Standorts die Zahlen gesehen hat; ein „Nein“ verlangt eine Begründung. Die Abgabe sperrt den Eintrag und schickt eine Bestätigung mit den gemeldeten Werten. Jedes Ereignis steht danach mit Zeitstempel und Person im Protokoll des Standorts: Anlage, Wechsel der Verantwortung samt Übergabemail an die neue Person, Mitwirkende, Abgabe und eine Wiedereröffnung, wenn die Versicherungsabteilung eine Korrektur zulässt. Fehler in den Stammdaten meldet der Standort mit einem Klick, korrigiert wird zentral – die Standortliste wird dadurch mit jedem Zyklus besser, statt langsam zu veralten.
