Strukturiert prüfen, Aufwand reduzieren: Der Vendor Onboarding Workflow

TOM-Anhänge, Zertifikate und Selbstauskünfte nach Ihren Kriterien geprüft, eingestuft und dokumentiert – auf Ihrem bestehenden Microsoft 365, mit dem KI-Tool Ihrer Wahl

Auf einen Blick

Jeder Dienstleister nach denselben Maßstäben geprüft
Ein klares Ergebnis je Prüfung: Einstufung je Kriterium, offene Punkte, Fundstelle im Nachweis – und eine Übersicht über alle Dienstleister
Kein Nachweis bleibt liegen: klare Zuständigkeit, Erinnerungen, Eskalation, sichtbarer Status
Wiedervorlage von selbst: auslaufende Zertifikate und fällige Wiederholungsprüfungen führen automatisch zu Erinnerungen
Evaluation der KI-Prüfungsergebnisse statt Bewertung aus dem Bauch heraus
Ihre Prüfungslogik, Ihre Schwellenwerte, Ihre Mindestanforderungen
Prüfungsfeste Dokumentation ohne Mehraufwand – der Nachweis, dass geprüft wurde, entsteht bei der Prüfung
Endlich Zahlen: wie viele Dienstleister geprüft sind, wo Nachweise fehlen und welche Anforderung am häufigsten gerissen wird

Den Vendor Onboarding Workflow live erleben

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Gerne zeigen wir Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie der Vendor Onboarding Workflow eine Ihrer eigenen Prüfungen abbilden könnte. Buchen Sie direkt eine Demo oder hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

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Der Vendor Onboarding Workflow im Detail:

Wann sich der Aufwand lohnt – und woher Sie wissen, dass es funktioniert

Unsere Lösung vereinfacht das Third Party Risk Management: kein Dauer-Monitoring, keine Sanktionslisten, keine Plattform, die erst eingeführt werden muss – sondern die Prüfung, die Sie ohnehin machen müssen, als Prozess. Sie lohnt sich dort, wo Prüfungen in einer gewissen Häufigkeit vorkommen und größtenteils nach bekannten Regeln ablaufen: TOM-Anhänge zu AV-Verträgen, Versicherungsnachweise, Lieferantenselbstauskünfte, Erklärungen zu Lieferkette und Nachhaltigkeit, Nachweise von Subunternehmern. Für den einen strategischen Partner, der ohnehin vor Ort auditiert wird, lohnt sich kein Prozess.

Am Ende jeder Prüfung steht eine Zeile in Ihrer Übersicht: je Kriterium eine Einstufung mit der Fundstelle im Nachweis, dazu eine Gesamtbewertung, an der der weitere Weg hängt. Ob die Prüfung den Anforderungen genügt, überlassen wir nicht dem Bauchgefühl. An Stichproben, die Ihre Fachleute selbst bewertet haben, messen wir Kriterium für Kriterium, wie gut die KI-Prüfung Ihren Anforderungen entspricht. Am Ende steht eine Zahl statt eines Gefühls – und die Grundlage dafür, welche Kriterien automatisch durchlaufen und welche bewusst bei einem Menschen bleiben. Wechseln Sie später das Modell oder den Prompt, wiederholen wir die Messung.

Projektablauf und Kosten

Der Vendor Onboarding Workflow läuft auf Basis der Power Platform in dem Microsoft 365, das Sie bereits haben. Ein neues Softwareprodukt ist nicht nötig, und mit ihm entfallen Beschaffung und Sicherheitsprüfung für einen weiteren Cloud-Dienst: Ihre Unterlagen bleiben in Ihrem Tenant, der Zugriff erfolgt mit Ihrem bestehenden Identitätsmanagement. Setzen Sie bereits BRYTER ein, bauen wir dieselbe Lösung auch dort.

Im Projekt schauen wir uns zunächst, wenn vorhanden, Ihren Anforderungskatalog an, definieren gemeinsam mit Ihnen die Prüfungslogik und gehen dann gemeinsam durch den gewünschten Prozess. Dabei klären wir auch, wer wann was prüfen muss, wer benachrichtigt wird und welche Aufgaben die KI übernehmen kann. Außerdem definieren wir für zwei Stichproben an Nachweisen, wie eine korrekte Prüfung aussehen sollte. Damit können wir in der Entwicklung bereits testen, wie gut die KI-Prüfung den Anforderungen genügt.

Kosten:

Einmalig: ab 12.000 Euro – eine Projektgebühr zum Festpreis, keine Lizenz pro Mitarbeiter und Jahr und keine Gebühr pro geprüftem Dienstleister
Laufend: im Wesentlichen Ihre bestehenden Microsoft-Lizenzen. Je nach Vertrag können einzelne Funktionen ein Upgrade erfordern, was in der Regel im unteren dreistelligen Bereich pro Jahr liegt
Dazu die Nutzung des KI-Modells, abgerechnet nach Verbrauch: je nach Modell und Umfang der Unterlagen bewegt sich eine Prüfung im Regelfall im Centbereich, bei sehr umfangreichen Nachweisen bei wenigen Euro

Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

Eigene Ideen?

Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Digitalisierungsideen und entwerfen gemeinsam die nächsten Schritte.
Whether you're looking at AI & automation for the first time or need expert support with your existing technologies, we can help.