Selbstständig oder angestellt? Freelancer Management

Scheinselbstständigkeit bewertet, jede Beauftragung dokumentiert, kein Vertrag ohne Prüfung – standardisiert und im ganzen Unternehmen

Scheinselbstständigkeit: Der Auftraggeber trägt das Risiko

Wer Freelancer beauftragt, muss sicher sein, dass die Zusammenarbeit nicht in Wahrheit ein Arbeitsverhältnis ist. Entscheidend ist dabei nicht, was im Vertrag steht, sondern wie die Praxis aussieht: Wie weisungsgebunden ist die Tätigkeit? Wessen Arbeitsmittel werden genutzt? Für wie viele Auftraggeber arbeitet der Freelancer? Diese Bewertung muss für jeden einzelnen Freelancer getroffen werden – zu Beginn der Zusammenarbeit, aber auch regelmäßig über die Laufzeit hinweg.

Wird ein Freelancer später als Arbeitnehmer eingeordnet, trägt die Folgen fast ausschließlich das beauftragende Unternehmen: Sozialversicherungsbeiträge werden rückwirkend fällig, und zwar Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil, häufig für mehrere Jahre, dazu Säumniszuschläge. Außerdem: Haftung für Lohnsteuer, arbeitsrechtliche Ansprüche und in schweren Fällen die persönliche strafrechtliche Verantwortung der Geschäftsleitung.

In den meisten Unternehmen ist für dieses Risiko niemand zuständig. Freelancer werden dort beauftragt, wo sie gebraucht werden, Verträge verlängern sich Jahr für Jahr, und niemand ist dafür verantwortlich, das Thema Scheinselbstständigkeit im Blick zu behalten.

Ein durchgehender Prozess mit Ihrer Entscheidungslogik

Vor jeder Beauftragung steht eine strukturierte Prüfung: Der Freelancer beantwortet Fragen zu seiner unternehmerischen Aufstellung, der Fachbereich beschreibt den geplanten Einsatz. Beides zusammen ergibt einen Risikowert – berechnet nach dem Kriterienkatalog und den Gewichtungen, die Sie mit uns festgelegt haben. Die Entscheidung trifft die zuständige Stelle, festgehalten wird sie automatisch: Ohne dokumentierte Bewertung kein Vertrag.

Die Anwendung läuft auf Microsoft 365, da die meisten Unternehmen diese Plattform ohnehin bereits im Einsatz haben. Damit entfallen sämtliche Beschaffungsprozesse für eine neue Software inkl. all der aufwändigen Sicherheitsprüfungen. Alternativ kann der Prozess für BRYTER- oder HighQ-Kunden auch dort implementiert werden.

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Auf einen Blick

  • Ein Ablauf für alle Fachbereiche, strukturiert und nachvollziehbar
  • Beide Seiten im Blick: unternehmerische Aufstellung und geplanter Einsatz
  • Scoring nach Ihren Kriterien, mit sichtbaren Risikotreibern
  • Entscheidung und Auflagen dokumentiert – prüfungsfest
  • Altbestand nachträglich prüfbar, nicht nur Neuverträge
  • Neubewertung bei Verlängerung oder Änderung, automatisch angestoßen
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Die Anwendung im Detail:

Von der Anfrage bis zur Entscheidung: die fünf Schritte

Jede Beauftragung durchläuft dieselben fünf Schritte:

  • Fragebogen für den Freelancer – Der Freelancer beantwortet strukturierte Fragen zu seiner unternehmerischen Aufstellung: weitere Auftraggeber, Auftritt am Markt, eigene Arbeitsmittel und Räume, eigene Mitarbeiter oder Subunternehmer, Berufshaftpflicht sowie Preisgestaltung und Abrechnung.
  • Internes Einsatzprofil – Parallel beschreibt der beauftragende Fachbereich den geplanten Einsatz: Art der Tätigkeit, abgegrenztes Werk oder laufende Unterstützung, Grad der Einbindung, wer Weisungen erteilt, und ob der Freelancer an Teammeetings teilnimmt, Firmensysteme nutzt oder vor Ort arbeitet.
  • Automatisches Risiko-Scoring – Alle Antworten laufen in ein gewichtetes Scoring-Modell. Ergebnis ist ein nachvollziehbarer Risikowert samt den ausschlaggebenden Kriterien – etwa „Eingliederung in die Arbeitsorganisation“ oder „Abhängigkeit von einem einzigen Auftraggeber“.
  • Entscheidung durch HR oder Compliance – Die zuständige Stelle prüft die Bewertung und gibt frei, lehnt ab oder gibt mit Auflagen frei: risikomindernde Maßnahmen, die genau an den auffälligen Kriterien ansetzen. Die Freigabewege richten sich nach Ihrer Organisation.
  • Risikobericht – Der Bericht hält die erkannten Risiken, die Entscheidung und die vereinbarten Auflagen fest. Je nach Prozess kann er die Voraussetzung dafür sein, dass der Vertrag überhaupt erstellt wird – auf diese Weise wird kein Freelancer-Vertrag ohne dokumentierte Bewertung unterschrieben.

Optional schließt sich daran die Vertragserzeugung an: Der Vertrag entsteht aus Ihrer freigegebenen Vorlage, wobei die vereinbarten Auflagen schon eingearbeitet werden, und geht direkt in die elektronische Signatur.

Bestehende Freelancer können dieselbe Prüfung nachträglich durchlaufen. So werden die Risiken in langjährigen Einsätzen sichtbar. Ein Dashboard gibt HR und Compliance dabei den Überblick über alle Prüfungen, Entscheidungen und Auflagen im Unternehmen.

Gebaut auf Microsoft 365 – möglich auch auf BRYTER oder HighQ

Ausgeliefert wird die Anwendung standardmäßig auf Microsoft 365. Ein typischer Aufbau basiert auf Microsoft Forms oder Power Apps für Fragebogen und Freigabe, einer SharePoint-Liste als Freelancer-Datenbank und Power BI oder SharePoint für die Auswertung; die optionale Vertragserzeugung samt elektronischer Signatur läuft über Power Automate. Alles auf Lizenzen, die Sie bereits haben.

Nutzt Ihr Unternehmen bereits eine andere Plattform, bauen wir eine vergleichbare Anwendung auch dort:

  • BRYTER – verbindet Fragebogenlogik, Dokumentenautomatisierung und Datenbank von BRYTER mit der Automatisierungserfahrung von NodeMasters. Weil BRYTER ohne Code arbeitet, lassen sich Risikokriterien, Vertragstexte oder Freigabewege schnell anpassen – ohne dafür jedes Mal ein Entwicklungsprojekt aufzusetzen.
  • HighQ – Fragebogen und Freelancer-Datenbank als iSheet, Freigaben und Wiedervorlagen über die Workflow-Automatisierung von HighQ, die optionale Vertragserzeugung über das integrierte Contract Express.

Die Wahl der Plattform ändert am Ergebnis nichts: ein einheitlicher Ablauf, der einer Statusprüfung standhält – eingepasst in Ihre Prozesse.

Projektablauf

Umgesetzt wird Freelancer Management durch erfahrene Automationsberater von NodeMasters, und zwar in drei Stufen:

  • Kriterien festlegen – Wir gehen Ihren heutigen Onboarding-Prozess durch und erarbeiten Kriterienkatalog und Gewichtungen zusammen mit Rechtsabteilung und HR. Die Bewertung bildet danach Ihre rechtliche Einschätzung ab.
  • Bauen und testen – Die Anwendung entsteht genau nach dieser Vorgabe, auf Microsoft 365, BRYTER oder HighQ, und wird an echten Fällen geprüft, bevor sie in Betrieb geht.
  • Einführen und begleiten – Erst laufen die neuen Beauftragungen über den Prozess, dann der Altbestand. Wir bleiben dabei, bis sich alles eingespielt hat.

Dabei wird Ihre bestehende IT genutzt – keine neue Beschaffung, kein langes Anbieter-Onboarding.

Woran eine Statusprüfung ansetzt

Ein Prüfer fragt nicht, was im Vertrag steht. Er fragt, wie lange die Zusammenarbeit schon läuft, ob der Freelancer Kernaufgaben übernimmt oder ein abgegrenztes Projekt, ob er im Teammeeting sitzt, an wen er berichtet und mit wessen Geräten er arbeitet. Genau nach diesem Muster wurden bereits IT-Freiberufler, Berater, Trainer, Piloten und medizinisches Personal als Arbeitnehmer eingeordnet. Ein einzelnes Merkmal entscheidet dabei nie allein – Behörden und Gerichte wiegen das Gesamtbild ab.

Freelancer Management stellt dieselben Fragen, bevor der Prüfer sie stellt, dokumentiert die Antworten und bewertet sie, bevor der Vertrag zustande kommt. Bei einer Statusprüfung können Sie Ihre Einschätzung belegen – und wo trotz Auflagen ein relevantes Risiko bleibt, haben Sie die dokumentierte Grundlage für ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV.

Preismodell

Einmalig: ab 14.000 Euro auf Microsoft 365 oder HighQ, ab 12.000 Euro auf BRYTER – jeweils als Festpreisprojekt, einschließlich der vollständigen Implementierung durch die Automationsberater von NodeMasters.

Laufend: nichts außer dem Abonnement der Plattform, das Ihr Unternehmen ohnehin hält oder für das Projekt beschafft.

Ihre konkreten Anforderungen besprechen wir vorab und erstellen Ihnen dazu ein unverbindliches Angebot.

Three NodeMasters co-founders (Thom, Steffen & Wolfgang) stood in a line in front of an exposed concrete background, dressed in sweaters and white shirts, smiling at the camera.

Eigene Ideen?

Gerne sprechen wir mit Ihnen über Ihre Digitalisierungsideen und entwerfen gemeinsam die nächsten Schritte.
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