Was im Register steht, wird an zwei Stellen verbindlich. Für Verfahren mit wahrscheinlicher Inanspruchnahme ist eine Rückstellung zu bilden und zu jedem Stichtag neu zu bewerten, nach § 249 HGB ebenso wie nach IAS 37; für die übrigen kann eine Angabe im Anhang erforderlich sein. Und der Wirtschaftsprüfer verlangt für die wesentlichen Verfahren die Einschätzung der Rechtsabteilung, häufig zusätzlich die der mandatierten Kanzlei. Ein Register mit datierten Einträgen je Verfahren ist die Grundlage für beides.
Der Quartalszyklus ersetzt die E-Mail-Runde. Wird er geöffnet, sieht jeder Fallverantwortliche seine eigenen Verfahren und bestätigt oder aktualisiert sie bis zu einem Stichtag. Erinnerungen gehen automatisch heraus, und die Konzernrechtsabteilung sieht den Rücklauf je Gesellschaft. Mit dem Schließen des Zyklus entsteht der Bericht in der vereinbarten Form. Im Register bleibt dabei protokolliert, wer welchen Stand wann bestätigt hat.
Wer welche Verfahren sieht, folgt Ihrer Struktur: die Gesellschaft ihre eigenen, die Konzernrechtsabteilung alle, Finance die Beträge. Auch der Umfang ist wählbar. Die kleine Fassung ist ein Register mit Quartalsbestätigung und erzeugtem Bericht und ersetzt damit Liste und E-Mail-Runde. Die große Fassung ist ein laufend geführter Fallverlauf, in dem jede Entwicklung erfasst wird, sobald sie eintritt, sodass das Dashboard jederzeit den aktuellen Stand zeigt. Die meisten Kunden beginnen klein und wachsen in die zweite Fassung hinein.
